新型コロナウイルスの影響で働き方が変わっている世の中。その中で、様々なものが電子化され人と人の直接的な接触を減らす働きをしています。
今回は、おなじみの｢印鑑｣や｢直筆署名｣に関する記事をまとめてみました。
これからの時代の変化に対応すべく、身近なところから電子化を検討してみてはいかがでしょうか？
署名の電子化、障壁となる企業文化
印鑑文化に限界を感じつつも、長年使われてきた紙の契約書と印鑑からの脱却は容易ではないと感じている企業も多い現状にあります。
導入がしている企業としていない企業の違いはいったい何なのでしょうか。また、導入に際して工夫した点は何でしょうか？
今年6月、内閣府と法務省、経済産業省は連名で｢押印についてのQ&A｣を公表しました。
「押印をしなくても契約の効力に影響は生じない」といった押印についての民事訴訟法のルールがまとめられており、民間企業が発行するデータの信頼性を確保する制度の導入を検討する有識者会議も実施されました。
今回の新型コロナで印鑑のあり方を見直そうという動きが加速し、状況はずいぶん変わってきたように思います。
「重要な契約書類には社判を押さないといけない」という意識の強い会社や経営者の方もなかにはいらっしゃいますが、法人同士の契約などにも電子署名を使う企業も増えています。
社内での導入が進むかどうかは、企業文化によるところが大きく関係しているように感じます。
新興企業やベンチャー企業では比較的柔軟性のある経営方針を定められますが、大企業になるとなかなか判断まで時間がかかることが多いです。そのため、しっかりとメリットを理解した人材が決断を後押しすることも重要であるといえます。
日本の印鑑文化に見直しが必要だという声はかなり前から存在していたものの、電子署名などの普及は進んでいなかった状況です。
今回のコロナ禍で紙書類のやりとりや押印に物理的なハードルが生じたことは大きな契機となり、より一層普及のスピードは加速していくことになりそうです。
電子署名には注意も必要！？
電子署名には、電子署名法という法律があり、電子契約の有効性や証拠力を支えるうえでとても大事な法律になっています。
電子署名法とは、電子文書に施される｢電子署名｣の定義および効果ならびにその認証を行う事業を規律する法律 です。具体的には、以下のような法的効果や認証制度を整備した法律となっています。
- 本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は、真正に成立したもの(本人の意思に基づき作成されたもの)と推定される
- 電子署名の認証を業として行う認証業務について、一定の基準を満たすものは、認定を受けることができる
- 総務省、経済産業省及び法務省が、認証業務に用いられる設備等を実地調査する業務を行う指定調査機関を指定
電子署名法は、2001年4月1日に施行された古い法律ですが、電子契約の普及にともなってますますこの法律・条文の理解が求められる時代になっています。
詳しく知りたい方は｢電子署名法とは｣で検索してみてください。
これを踏まえたうえで、オススメの電子署名ツールをいくつかご紹介したいと思います。
電子署名を活用してこれからの時代に対応できるよう、非常に便利なツールになっているためぜひご活用ください。
プロダクト紹介
DocuSign
電子契約・署名サービスDocuSign(ドキュサイン)はカリフォルニア州サンフランシスコに本社を置くアメリカの企業です。
電子契約・署名サービスにおいてDocuSignは圧倒的な市場シェアを誇り、国内外でDocuSignは661,000社以上に導入されているというデータがあります。
パートナー契約、販売契約、請求書処理、NDA契約、発注書、内部コンプライアンスなど幅広い業務に対応しており、このツールだけで大幅な作業効率ＵＰにつなげることができます。
ＤocuSignの最大のメリットは｢経費削減｣と｢クラウド管理ができること｣です。
人件費、印紙費用、作業費用、売上げ機会損失などの費用を大幅削減できます。
また、クラウド管理を可能にするため、テレワーク業務など働き方改革に役立つ効果もあります。さらに管理のしやすさやデータ紛失の危険性も軽減されるため、リモート業務でも非常に効果を発揮してくれることでしょう。
GMO電子署名「Agree」
｢法的効力がある確実なクラウド電子契約｣として、紙と印鑑による契約のデジタル化に最適なツールです。
(電子署名・サイン)を採用しており、法律要件を満たし安心してご利用いただける電子契約サービスです。
ＧＭＯグループのツールであるため信頼性も高く、｢電子署名｣タイプ電子契約サービスでは導入社数国内No.1（2020年4月期）という実績もあります。
Ａgreeのメリットは｢安全性｣｢カスタマイズ性｣です。
弁護士監修だから安心、かつ各種法令に適合するタイムスタンプの即時発行により証拠が守られています。
また、国内シェアNo.1電子認証局GMOグローバルサインと連携し20年以上11万社のITインフラを支える事業者として、安全面にこだわりサービス運営しているため、安心です。
さらに、契約に関して法的効力の強さや偽造防止をするため、プランが分かれており、非常に安心かつカスタマイズが可能になります。
また、HPでは｢脱印鑑ブログ｣やセミナーを行っているため、非常にフォロー体制や幅広い知識が得られる場所になっています。
クラウドサイン
｢クラウドサイン｣は｢契約をより速く、安全に｣するために、日本の法律に特化した弁護し監修の電子契約サービスです。
作業はブラウザ上で完結するのでインストールが不要となり、メール認証での契約締結になるので比較的簡単に使うことができます。
相手が同システムを導入していなくても利用可能なので個人に対しての契約にも活用しやすくなっています。ただ、PDFのアップロードにしか対応していないのでその点に注意が必要です。
機能としては、契約締結のスピード化、コスト削減、コンプライアンスの強化などです。
契約締結のスピード化は全てがクラウド上で完結するため、今まで数日間かかっていた契約作業を、わずか数分で終えることができます。
契約締結がスピードアップすれば、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズになります。郵送代・紙代・インク代はもちろん、印紙代も削減することができるため、コスト面ではとても重宝します。
コンプライアンス面に関しては契約書をクラウド上で一元管理することで、業務の透明性が向上し、抜け・漏れを防ぎます。
これらのツールを活用しつつ、ハンコ文化から抜け出し働き方改革をしましょう。
良い口コミ
大量の文書にはひどいですが、一度に一つの文書には良いです。
Docusignは一度に一枚の文書を処理するのには最適です。しかし、大量の署名を処理する必要がある場合には、何年も前からある機能のギャップがあります。例えば、以下のようなものです。
・多数の署名された文書を持っていると、一度に一枚の文書をダウンロードする以外に方法がありません。これを行うために追加のプログラムを購入するように言われます(これはばかげています)。
文書の束（例えばMOVE）を操作することはできますが、ダウンロードはできません。しかし、ダウンロードはできません。
・生成されたフィールド識別子を｢コード名｣に置き換えるタイミングを知ることも含めて、バルクリスト署名を使うには、実質的にコンピュータ科学者でなければなりません。
Youtubeでは、顧客によって素晴らしいビデオが作成されています。それはあなたがそれを理解することができますが、その後、あなたはそれを覚えることができません。
Docusignは便利で仕事が楽になります。「この会社はスパムだ！」とか「詐欺だ！」とか言っている人たちは、もういい加減にしてください。
docusignは、アカウントを持っている他の会社が、受信者に文書を送るために使うプラットフォームだということを覚えておいてください。事実を学んでから規約を読んでください。
Docusignは素晴らしいですが、自分の無知のせいにして会社を責める泣き言を言うお客様は、土よりも下等です。
悪い口コミ
醜態を晒すには大きすぎる
会社が大きくなりすぎた典型的なケースです。ソフトウェアは不器用で時代遅れ（または単に動作しない）で、価格は上昇し、サポートは悪化します。
例を挙げれば、このようなケースがあります。私のアカウントは、ファイル上の古いクレジットカードのために期限切れになりました。
私は何の通知を受け取っていない、私のアカウントはちょうど中断されました。私は緊急にそれを使用して、請求書を（13.92ドルで過充電されていた）を支払うためにしようとする必要があるとき、彼らのウェブサイトは、私の支払い情報と私のアカウントが中断されていることを通知すると、私のメインアカウントページを更新する間に私をリサイクルします！私はそれを使用していますか？
2ヶ月以上のオンラインビジネスでされているどのような会社が機能している支払いプロセスを持っていないのですか？
そして、私も私はNARのメンバーとして登録されていたという事実に入っていないが、彼らのサイトは今、その情報を失っているように見えます。
私はいくつかのビールを飲みながら一緒に仲間のカップルを得ることができ、これよりも一貫性のある、機能的なソリューションを一緒に置くことができました 企業がマーケットリーダーの地位に到達した後、顧客や製品の品質を気にすることをやめると、いつもそうなるようです。
Netscapeに聞いてみてください、彼らのためにそれがどのようにうまくいったか…。
高い価格、悪いサービス、悪いREPS、BBBは承認されていません。
他のサービスに比べて信じられないほど高い。このサービスが2,000ドルの見積もりを出してくれたときに、基本的なニーズを満たすためにDocuSignを検討しないでください。
月々の映画チケットよりも安い料金で同じことができるサービスは他にもあります。
アカウントをダウングレードしたり、キャンセルしたりするために、サポートされていないたくさんの手続きをさせられます。
彼らはまだ私の返金請求を処理していません。Docusignにはサインアップしないでください。使っていたクレジットカード情報を削除することもできません。
サポートケースを開いたにも関わらず、一週間経っても誰も連絡をくれません。彼らはこの払い戻しを保持しています。
アカウント担当者は、私が更新しないことに気づいた後、役に立たなかった。Docusignにサインアップしたいなら、まず私に話してください。
Googleのレビューを残してはいけない理由があります。有料のビジネスアカウントのレビューだけです。苦情に対応しないのには理由があります。彼らは気にしていない。スコット・ルッペルは役に立たなかった。
ここでは、無料のアカウントサポートで安価な他のオプションをご紹介します。HelloSign, PandaDoc, SignNow, SignEasy
早めに申請してサポートに連絡したにもかかわらず、ウェブサイトの技術的な問題を理由に返金を拒否されました。
ビジネス上の必要性のためにDocuSignを購入しないでください。私のクライアントはHelloSignの月額15ドルにとても満足していますが、送信できる数に制限はありません。どのような状況であっても、誰にもDocuSignを紹介することはありません。
彼らのBBBの苦情を見てみましょう。それがすべてを物語っています。
1年間の自動更新で請求され、ほとんど使っていないクレジットカードに請求されて38日後に気がつきました。カスタマーサービスの電話番号はありません。
メールでの返答依頼をしなければならない。30日の解約期間を逃したので解約してくれないとメールで言われました。私と一緒に仕事をしようともしてくれませんでした。
1年以上Docusignを使っていません。他のレビューを読んだ後、私は試してみて、私のクレジットカード会社に請求を争うことを計画しており、それが充電されていないことを確認するためにクレジットカードをキャンセルする必要があるかもしれません。
